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miércoles, 30 de junio de 2010

METODOLOGIA PARA UN SISTEMA DE COSTO

METODOLOGIA PARA UN SISTEMA DE COSTO
(RESUMEN)


MSc. Alexis Boentes Corcho


1. SISTEMA Y CONTABILIDAD DE COSTOS

INTRODUCCION

La Contabilidad de Costos estudia las relaciones costo-beneficio-volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política de capital. Esta información no suele difundirse al público, como sucede con la Contabilidad Administrativa o General o la Contabilidad Financiera.

La contabilidad de costos es la que utilizan las empresas en sus cálculos internos para controlar los procesos de producción y la evolución de sus costos.

Para la implantación de un buen Sistema de Costos, hay que empezar por la base, en la unidad de producción para consolidar un buen sistema informativo para que sean reales, confiables y exactos, los datos que se controlan para el registro y posterior análisis de los resultados reales y estimados.

El sistema informativo debe establecerse en las áreas, organizando la base, sistematizar, establecer los métodos de trabajo  a través de creación de condiciones o implantando previamente un modelaje para recoger la información, estableciendo hábitos de trabajo que hagan funcionar el sistema de costos en cada una de las áreas como, almacenes, transporte, departamentos de servicios etc.

 Premisas para la Implantación de la Contabilidad de Costos:


1.     Determinar las áreas de responsabilidad.
2.      Determinar el personal directo e indirecto a la producción.
3.      Reporte de labor diaria.
4.     Control del consumo de materiales por orden de trabajo.
5.     Devolución de materiales al almacén.
6.      Reporte de la producción terminada.
7.      Implantación de la orden de trabajo.
8.      Traspaso de órdenes de trabajo entre las áreas.
9.       Control del desperdicio para la venta.
10.   Adecuación del Sistema Contable y del Clasificador de Cuentas

Para implementar un Sistema de Costo se hace necesario, también, adecuar el Sistema de Contabilidad a los datos que se desean registrar, modificando y adaptando a estas condiciones el Plan de Cuentas de la empresa en su conjunto, dichas modificaciones las puede encontrar el usuario en el cuerpo de esta Metología, a través de los ejemplos prácticos que se exponen en la misma.

Se deben declarar las cuentas de Procesos, Costos, Gastos, Centros de Costo, Elementos y partidas de gastos, así como las áreas, que satisfagan estas necesidades.

Pasos para la implantación de un Sistema de Costos

Como resumen a lo expuesto  en este procedimiento  o guía para la implantación de un Sistema de Costos, deben seguirse entre otras cosas, principalmente en los siguientes pasos para lograr resultados positivos.

1.    Designar a una persona como responsable de la adecuación del Sistema de Costos que se va a implantar para la elaboración de procedimientos, modelos y formatos necesarios etc.  
2.    Establecer los Centros de Costo y responsables de cada uno para el control y exigencia  de responsabilidad. 
3.    Elaborar los planes de gastos por Centros de Costo.
4.    Elaborar los cálculos de los costos estimados de las diferentes producciones, empezando por los principales productos que se hacen o servicio que se prestan.
5.    Que todos los vales por consumo de materiales que expidan los almacenes, tengan señalada la orden de producción a que va asignado, así como el área de responsabilidad que solicita los materiales.
6.    Que en cada centro de costo, área de responsabilidad, se hayan agrupados los trabajadores que trabajan directamente en la fabricación o prestación de servicios y los que lo hacen indirectamente .
7.    Que las nóminas de pagos de salarios se confeccionen agrupados  los trabajadores directos e indirectos para la confección del comprobante de nóminas en contabilidad.
8.    Que el trabajador, o jefe de cada centro de costo, expida un reporte diario de los trabajadores del centro, informando las horas trabajadas y tareas realizadas en cada orden de trabajo para el cálculo del salario.
9.    Que no se comience en ningún centro de costo o área de producción ninguna producción que no tenga la Orden de Trabajo “OT”.
10. Que toda producción terminada sea entregada al almacén, se confeccione el modelo de reporte de producción terminada.
11. Que se devuelva al almacén los materiales no usado o sobrantes de las Ordenes de Trabajo terminadas o en proceso canceladas.
12. No comenzar el control del costo por Orden de Trabajo si no se ha garantizado previamente los controles característicos de:
13. Vales de consumo de materiales por “ OT.”
14. Reporte de labor diaria por “ OT ”.
15. Reporte de producción terminada.
16. Que se habilite una hoja de costos para el control de los gastos  de todas las producciones  que se realicen o servicios que se prestan.
17. Conciliar los gastos anotados en las hojas de costos con lo contabilizado en cada cuenta control y por elemento de gasto, haciendo las rectificaciones que procedan.
18. Conciliar mensualmente las Ordenes de Trabajo terminadas y en proceso en cada centro de costos y las existentes en contabilidad.
19. Determinar el costo real de la producción terminada.
20. Efectuar análisis del costo real y el estimado por cada orden de trabajo y efectuar las rectificaciones que procedan.
21. Continuar de forma permanente analizando el modelaje, los resultados de los costos reales y los estimados para perfeccionar el Sistema de Costos.

Para un correcto análisis  de los Costos se  debe garantizar:

Primero    - Implantación de un Sistema de Costos, práctico.

Segundo  - Análisis de esos resultados  de costos, oportunamente.

Tercero  - Mejoría permanente del Sistema de Costo, implantado, basado en    las necesidades y resultados obtenidos .

Identificando una búsqueda de información de costos con el control, y el uso de los resultados en la gestión económica.


Para que las empresas logren implantar un Sistema de Costos, deben crear determinadas condiciones  mínimas, para que los resultados sean sólidos y permanentes, dado que la contabilidad de costos tiene como finalidad el costo por producto,  mediante un control adecuado de los elementos del costo y esto se logra además de una contabilidad analítica, con la creación de una base organizativa que garantice su implantación, como sería:

a)     Asignar la tarea para la adecuación e implantación del Sistema de Costos a una persona que sirva como instrumento de dirección.

b)     Asignar la tarea al personal que se dedicará al control, registro y análisis de los gastos con los planificados, costo estimados etc. para determinar su eficiencia y aplicar sus resultados oportunos  y adecuadamente.

c)      Instrumentar períodos de análisis que hagan obligatorio su realización para la evaluación de la gestión económica administrativa a varios niveles.

d)      Estimular los resultados, los cumplimientos en la etapa de implantación y su posterior seguimiento de explotación y utilidad.

Con esta base organizativa, las premisas que se requieren para comenzar su implantación, como son:

*      determinación de los costos estimados,
*      establecimiento del modelaje para su control,
*      registro y análisis

Se puede garantizar la implantación de un Sistema de Costos, base de la calidad en la gestión empresarial, empleado en todas las fases del campo de la contabilidad de costos.

Deben registrarse los gastos uniformemente y en el momentos en que ocurren para que sean confiables y efectivos cuando se comparen con los costos normados.

La tarea de análisis de los costos, tienen tres momentos fundamentales e independientes, formando una unidad de trabajo homogénea como son:

1)    Planificación de los costos esperados para una producción prevista.

2)    Registro de los gastos reales en que se incurren.

3)    Cálculos de los costos unitarios reales imprescindibles, éstos últimos para su control y análisis.

Recordando que el costo se lleva a nivel de productos.




Todos estos gastos estarán agrupados  por elemento como son:

100
Materiales
300
Combustible
400
Energía
500
Salarios
600
Seguridad Social
700
Depreciación
800
Otros Gastos
900
Transferencias

y dentro de cada cuenta como por ejemplo:

                 Costos de producción en proceso.
                 Gastos indirectos de producción.
                 Gastos generales y de administración.
                 Gastos de operación.
                 Etc.

Reflejarán las cifras de Costos existente para el año o períodos más o menos cortos, desglosándose  por centros de costo y analizados por elemento de gastos, por lo que el control debe estar en función de los indicadores planificados.


Costos Directos:

Son los gastos necesarios para la fabricación de un producto o prestación de un servicio que se considera como costo directo como son:

                 Consumo material.
                 Salarios directos.
                 Otros que se puedan precisar en el costo, como:
                 Servicios productivos.
                 Energía.
                 Dietas.
                 Etc.

Es factible considerar en el costo directo en la fabricación de productos, todo aquel gasto que se pueda identificar con cargo a su fabricación, como corte de una madera, para fabricar un mueble; pulido de piso en la fabricación de un inmueble, etc. Todos estos servicios recibidos y pagados  a otras entidades, son considerados como costo directo o costo primario.

El consumo material es muy importante, su control en la fabricación de un producto, pero siempre debe tenerse en cuenta su incidencia en el costo, si se fabrica un producto que apenas consume dos tornillos, pudiera considerarse como un gasto indirecto, pero si se fabrica una cantidad apreciable, debe considerarse como un costo directo, también debe considerarse la importancia de la materia prima independiente de la cantidad a consumir o su valor para considerarlo como costo directo.

En la fabricación de cualquier producto o prestación de un servicio, es importante el costo directo por que a través de su control se logra un eficiente, económico y excelente resultado.


Costos Indirectos:

Todos los gastos de una fábrica con excepción de los materiales y mano de obra (salarios) y servicios directos mencionados anteriormente, son considerados como costos indirecto, como son salarios del personal auxiliar, gastos de almacenaje de materia primas, custodios, electricidad, depreciación, amortización de patentes de productos, materiales auxiliares de limpiezas, servicios de mantenimiento etc.

Como puede apreciarse son todos los demás gastos después de los directos que se incurre en la fábrica y que son necesarios para garantizar la producción o el servicio que se presta, y siempre que no se pueda precisar su empleo o consumo directamente con cargo a una orden de producción.

Estos gastos indirectos forman parte del costo del producto llevándose al costo de las órdenes de trabajo por cuotas establecidas antes o después de determinar los costos reales indirectos, tomándose como base, el salario, horas máquina, cuota por pro­ducto, porcentaje del costo directo, etc. debiéndose escoger la base de distribución que más se acerque a la realidad de cada caso y en el ejemplo que ponemos más adelante, tomamos como base de cálculo el salario directo, que es el método más usado para distribuir los gastos indirectos.

Si se utiliza el método de llevar una cuota basado en  los gastos indirectos reales, hay que esperar hasta el final  del período para la aplicación de dichos gastos, no pudiéndose conocer el costo total real  de una producción terminada al momento por faltarle este elemento del costo y es precisamente esta su desventaja, aunque si permite llevar como gastos indirectos el importe calculado por el total real.

Si se utiliza el método de llevar una cuota fija, predeterminada como gastos indirectos, no es necesario esperar al final del período para conocer el costo total de una producción terminada, pudiéndose calcular al momento por estar previamente aceptada la cuota fija a cargar como costos indirectos por la base determinada.

Ambos métodos tienen sus ventajas y desventajas, en el método de aplicar una cuota (Índice) fija requiere de un cálculo exacto para la estimación para que al final  la variación con el real sea mínima y sea despreciable, siendo su ventaja la rapidez y su desventaja de que el gasto indirecto aplicado no coincida con el real.

Se puede tomar como base de cálculo, el total de salarios directos según plan, obte­niéndose el índice a través de la división del total de gastos indirectos entre el salario directo.

Gastos Indirectos s/ Plan
=
$ 320.00
 = 0.42328  Índice
Salarios Directos s/ Plan
$ 756.00

El índice así obtenido como en este ejemplo de $ 0.42328 se aplicará al total de gastos de salarios directos que tenga cada orden de trabajo.


Son aquellos que varían según el nivel de producción, como son los materiales y salarios pagados directamente en la elaboración de un producto.

Si bien es cierto que a nivel de orden de trabajo, se mantiene un costo fijo a igual cantidad de producción, si es variable en cuanto a la cantidad de productos que elaboran, porque entre mayor sea la producción, mayor es el consumo o costos.



Producción
Costo Fijo U
Producción 100 U
Producción 150 U




Materiales
$ 25.00
$ 2,500.00
$ 3,750.00
Salarios
        5.00
      500.00
      750.00




Totales
$ 30.00
$ 3,000.00
$ 4,500.00

=======
========
========

Obsérvese el Costo Fijo Unitario como varían según el volumen de producción de 100 a 150 Unidades, esto a su vez puede variar si hay un consumo en exceso por calidad de los materiales o un salario menor por una mayor productividad o viceversa en ambos casos, o una combinación de alternativas.


El sistema de Costo que se propone, está integrado por  ocho elementos:

1.-     Orden de trabajo.

MODELAJE A SER UTILIZADO EN EL SISTEMA DE COSTO


1- Reporte de labores diarias


Area de Responsabilidad “a”


Area de Responsabilidad “b”



Salario


Salario


Trab.
Diario
Total
Horas
Trab.
Diario
Total
Horas

2
$ 7.20
$ 14.40
16
1
$ 6.80
$ 6.80
8

4
9.60
38.40
32
2
13.00
26.00
16

3
12.00
36.00
24
2
9.60
19.20
16

1
16.00
16.00
8
1
20.40
20.40
8
Total
10
-
$ 104.80
80
6
-
$ 72.40
48



=======
====


=====
====


Area “a”

área “B”
OT
Horas

OT
Horas
48
15

52
48
49
20

===
===
52
4



62
20



Otras
5



Ausencia
16



Total
80




===







Empresa ___________________________
Centro de Costo o Area ______________
______ de ___________ de 199 ___


Ordenes de Trabajo
Nombre de los trabajadores
48
49
52
62


Otra
Aus.
Total
1
4


4




8
2

8






8
3

8






8
4

2

6




8
5
5


2


1

8
6







8
8
7


2
6




8
8
3
2

1


2

8
9
3

2
1


2

8
10







8
8
Totales
15
20
4
20


5
16
80

J’ de Centro                                        J’ Pago                                              Contabilidad




Reporte de Labor

1- Orden de Trabajo

Orden de Trabajo
Empresa _________________                                  OT No. __________________
Área    ___________________                                  Fecha de Inicio ___________
                                                                           Fecha de Término ___________
Producción de ___________________Unidades ________  Costo Unitario ________
Destino de la Producción ___________________________  Precio de Venta ______            

Datos de la producción a realizar o servicio a prestar que se requieren



Cantidad Necesaria

1- Materiales

UM

Necesidad
Servida
Vale

 





 





2- Fuerza de Trabajo calificada o Directa, específica o General



3- Equipos a utilizar, horas máquinas etc.



4- Otros



5- Observaciones




Especificaciones productivas:
Para uso en el Área

Recibido por:
Fecha
Firma








Preparado por:
J’ Producción


















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